Tilstede: Peter, Simon, Axel, Jonas, Jan og Erling
Aktivitetsforslag: Lær fra veteranerne:
Dato: 25. august 2025
Tidspunkt: Kl. 20.00 – 21.15
Sted: Microsoft Teams
Varighed: 1 timer og 15 minutter
Tilstede: Simon Tonsorn Christiansen, Peter Landerloos, Jonas Lint, Alex Lauritsen og Erling Klysner
Christian har givet sin stemme til Axel.
Bestyrelsen godkendte enstemmigt, da vi ikke har hørt fra alle de andre kandidater.
Bestyrelsen besluttede af afholde årsudstilling på Telefonfabrikken i Gladsaxe, som er blevet stillet til rådighed gratis. Bestyrelsen arbejder fortsat på at fastsætte øvrige detaljer for årsudstillingen i 2026.
Status: Arbejdet er igangsat, og planlægningen fortsætter.
BOXIT ODENSE
Priser, plads/kvm. tilgængelighed?
Karsten Jensen, Priser, plads/kvm. tilgængelighed?
Dato: 5. juni 2025
Tidspunkt: Kl. 15.00 – 16.30
Sted: Microsoft Teams
Varighed: 1 timer og 30 minutter
Tilstede: Simon Tonsorn Christiansen, Peter Landerloos, Jonas Lint, Alex Lauritsen, Christian Heise
Lokation
Bestyrelsen arbejder fortsat på at fastsætte dato, sted og øvrige detaljer for årsudstillingen i 2026.
Status: Arbejdet er igangsat, og planlægningen fortsætter.
Mulig venues:
Bredværk i Lyngby, Jonas
Lindegaarden i Lyngby, Jonas
Den gamle Station i Vedbæk Jonas
Banegården KBH. Jonas
Tommerup Hallen (Fyrtårn) Peter
Torben Pedersen Hallen, Peter
Billund (Erik Pedersen) Simon
Demonstratør?
Yannik Kiggen, €600 pr. Dag, plus transport, og kost/logi (er ok med at sove privat)
Alex (Mai Bonsai), skåludstilling
Peter Warren
Rafa Torres
Dato: 24. maj 2025
Tidspunkt: Kl. 13.00 – 15.45
Sted: Microsoft Teams
Varighed: 2 timer og 45 minutter
Tilstede: Simon Tonsorn Christiansen, Peter Landerloos, Jonas Lint, Alex Lauritsen, Christian Heise, Erling Klysner og Jan Leung.
Formålet med mødet var at sikre en fælles forståelse i den nye bestyrelse, herunder gennemgang af nøglepunkter og uddelegering af ansvarsområder og opgaver. Et andet formål med mødet var at understrege vigtigheden af gennemsigtighed og gensidig respekt i bestyrelsesarbejdet samt at sikre, at beslutninger træffes demokratisk og i fællesskab. Hele bestyrelsen, inklusive suppleanter, er involveret og har indsigt i de beslutninger, vi sammen beslutter.
Bestyrelsen godkendte enstemmigt, at Simon og Peter udarbejder inventarliste for Boxit.
2. Talenttræerne Juniper Itoigawa afhentet hos Pia den 23.05.2025. (står hos Peter Landerloos)
Bestyrelsen godkendte enstemmigt placeringen af talenttræerne hos Peter.
3. Adresseændring Virk
Bestyrelsen godkendte enstemmigt ændringen af foreningens adresse til Simon.
4. DBS-mail
Bestyrelsen godkendte enstemmigt, at Jonas opretter DBS-mail til Peter, Christian, Axel, Erling og Jan.
Facebook og Instagram:
Bestyrelsen godkendte enstemmigt, at Simon og Christian Heise har ansvaret for foreningens sociale medier.
Kalenderaktiviteter
Der indhentes planer fra lokalklubber for resten af 2025 og eventuelt allerede for 2026. Kalenderen ajourføres løbende med tilføjelser, rettelser og sletninger.
Bestyrelsen godkendte enstemmigt, at Simon og Christian Heise har ansvaret for kalenderaktiviteter.
Registreringer
Alle administrative registreringer udføres af kasserer Simon.
Bestyrelsen godkendte enstemmigt, at Simon varetager dette ansvar.
Kontakt til kommende demonstratør
Peter Landerloos og Jonas er hovedansvarlige for kontakt til kommende demonstratører. Kassereren informeres om økonomiske aftaler ved henvendelser.
Bestyrelsen godkendte enstemmigt, at Peter og Jonas har ansvaret for kontakt til demonstratører.
Fotograf til årsudstillinger
Peter Landerloos har tilbudt at bidrage med droneoptagelser. Der kan også tages kontakt til Morten Albæk, Jordi og Johnny.
Bestyrelsen godkendte enstemmigt, at Jonas Lint har ansvaret for foto og mediekontakt til årsudstillinger.
Lokation
Bestyrelsen arbejder fortsat på at fastsætte dato, sted og øvrige detaljer for årsudstillingen i 2026.
Status: Arbejdet er igangsat, og planlægningen fortsætter.
Microsoft Teams og office-pakke
Jonas benytter i øjeblikket sin private OneDrive-konto til opbevaring af fotos og dokumenter, som tilhører foreningen. Dette skaber udfordringer i forhold til plads og adskillelse af private og organisatoriske filer.
Bestyrelsen godkendte enstemmigt, at Jonas tildeles ansvar for at finde en løsning via Microsoft Teams og Office-pakken.
Krans i forbindelse med dødsfald:
Der blev fremsat forslag om at sende en krans i tilfælde af dødsfald blandt medlemmer.
Bestyrelsen stemte enstemmigt nej til dette som fast praksis.
Derudover blev det foreslået at holde ét minuts stilhed til ære for afdøde medlemmer ved generalforsamling.
25 stemmeberettigede delager.
Bestyrelsen byder velkommen til online generalforsamling 2025. Bestyrelsen har bedt om hjælp fra Erling til at holde styr på formaliteterne til GF, og videregiver ordet til Erling.
1) Erling bliver valgt som dirigent – stemmetæller finder vi ud af (enstemming). Dirigenten erklærer at GF er lovlig indkaldt jf vedtægterne
2) Bestyrelsens beretning v/ Simon. Beretningen bliver enstemmigt vedtaget og godkendt.
3) Regnskab for 2024 fremlægges af Simon og bliver enstemmigt vedtaget og godkendt.
4) Budget og kontingent for 2025 fremlægges af Simon.
5) Vedtægtsændring fremlægges af Simon, med en revision af Erling ift. Ordlyden af forslaget, og med kommentarer fra Peter. Vedtægtsændringen bliver vedtaget (§7). Vedtægtsændringen vedtages flere end 75% af stemmerne for.
6) Valg til bestyrelsen. Efter 13/5 hvor tidligere forperson og næstforperson Pia og Emil udtrådte er der 4 ledige poster i bestyrelsen. Jonas er ikke på valg, og ønsker at fortsætte i bestyrelsen.
Kandidater alle valgt: Simon Tonsorn Christiansen, Peter Landerloos, Axel Lauritsen, Christian Broesbøl Heise
Suppleanter valgt: Erling Klysner og Jan Leung.
Revisor: Rikke Christiansen
Revisorsuppleant: Erik Petersen
7) Eventuelt:
Spørgsmål om hvorvidt GF via online service som Teams er lovligt jf. vedtægterne. Bestyrelsen opfordres til at undersøge, og evt stille vedtægtsforslag for at sikre lovligheden.
Den nyvalgte bestyrelse mødes efter GF og konstituerer sig således:
Bestyrelsen giver fuldmagt til at selskabets daglige drift varetages af kasseren.
Noter
Tanker
Mere gennemskuelighed I regnskab og budget
Hold GF tidligere?
Skal vi have en gruppe/forum hvor vi kan diskutere selskabet, de finere pointer mv.
Handlingsplan for bestyrelsesmødet:
Formandsskifte:
Blomsterfestivalen:
Årsudstilling 2025:
Årsudstilling 2026:
Årsudstilling 2027:
Generalforsamling:
Diverse:
Introduktion: Emil, Pia, Simon, Jan Leung og Jonas deltog i mødet. Formålet med mødet var at diskutere opbevaring af udstillingsmateriale, årsmøde 2025, blomsterfestivalen, rosenfestivalen, månedens træ, og bonsai camp 2025. 1
Opbevaring af Udstillingsmateriale: Emil, Pia og Simon diskuterede opbevaring af udstillingsmateriale. Pia foreslog at leje et depotrum hos Boxset, da det ville være mere praktisk end den nuværende opbevaring. De blev enige om at gå videre med dette forslag. 2
Årsmøde 2025: Emil og Simon diskuterede planlægningen af årsmødet 2025 i Skansen i Nørresundby. Der var problemer med pladsreservationen, men Emil ville tage en snak med dem for at sikre, at de har pladsen. De diskuterede også behovet for en demonstrator og muligheden for at afholde generalforsamlingen online. Peter Landerloos ville tage fat i Yannick og Harry for at undersøge om en af dem kunne være demonstrator. Peter ville også tage fat i Alex for at undersøge muligheden for et online foredrag. 3
Blomsterfestivalen: Emil og Pia diskuterede deltagelsen i blomsterfestivalen. De var bekymrede over parkeringsforholdene og ville afvente mere information fra Anne, før de træffer en endelig beslutning. 4
Rosenfestivalen: Emil og Pia gav en status på rosenfestivalen, som var en stor succes med mange besøgende. De blev inviteret til at deltage igen næste år og diskuterede behovet for flere vagter og bedre afspærring. 5
Månedens Træ: Emil og Pia diskuterede udfordringerne med månedens træ og tips. De blev enige om at finde på noget nyt, såsom at samle alle tipsene i en bog, som kunne deles ud til medlemmerne. 6
Bonsai Camp 2025: Jonas og Emil diskuterede muligheden for at afholde bonsai camp 2025 på Sjælland. De var enige om, at det ville være en god idé, og Jonas ville tage kontakt til Ole for at arrangere det. 7
Handlingspunkter:
Opbevaring af Udstillingsmateriale:
Book et depotrum hos Boxset og send fakturaen til Simon. (Pia) 8
Årsmøde 2025:
Tag en snak med Skansen for at sikre pladsreservationen til årsmødet 2025. (Emil) 3
Spørg Jannick og Harry om de kan være demonstratorer til årsmødet 2025 og få deres priser. (Peter) 9
Blomsterfestivalen:
Få mere information om parkeringsforholdene fra Anne og meld tilbage til gruppen. (Pia) 4
Rosenfestivalen:
Arranger flere vagter og bedre afspærring til næste års rosenfestival. (Emil) 5
Månedens Træ:
Undersøg mulighederne for at samle alle tipsene i en bog og del dem med gruppen. (Emil) 10
Bonsai Camp 2025:
Tag kontakt til Ole for at arrangere bonsai camp 2025 på Sjælland. (Jonas) 7
Den 4 maj på Dansk Bonsai Selskabs Generalforsamling blev følgende medlemmer valgt til bestyrelsen:
Som suppleant til bestyrelsen blev følgende genvalgt:
Som revisor for selskab blev Rikke Christiansen genvalgt og Erik Pedersen blev genvalgt som revisorsuppleant.
Bestyrelsen består herefter af:
Pia Wolf Nielsen, Jan Leung, Jonas Lint, Simon Tonsorn Christiansen og Emil Wolff.
På den efterfølgende konstituering blev tillidshverv fordelt således:
Hvem står for hvad
Aktiviteter i løbet af året – vi har mange penge
Vellykket udstilling med gode og positive feedback fra besøgende.
Ny opstilling af udstilling blev en succes og DBS er igen inviteret til Messe C Kreative dage 2024.
Ryan Neil, Emil afventer svar fra Bonsai Mirai for dato mm.
Jonas kontakter Michael Hagerdorn for evt. aftaler til næste Live Work-shop.
Beløb er ikke sat endnu, forventet cirka 200 kr.
Simultan demo deltager, Emil, Jonas og Nik. Pia som ordstyrer.
Der vil være en rabat på 10% for medlemmer af DBS ved bookningen på hotellet.
Pia arbejder på sagen med Per om menuen samt budget for middagen.
Det bliver på cafeen Langsø Hallen.
Pris fortsæt sat til 100 kr. pr. meter.
Bred format roll up (Shohin)
Nyt tiltag:
Jan arbejder på sponsorat og opfølgning af det til næste bestyrelsesmøde.
Nye spændende emner til vores medlemmer lignende ”Kusamono” opslag.
F.eks. skåle, udstillingsborde mm.
Dagsorden
Bedømmelse og præmiering
GF er erklæret lovlig, med dispensation for udsendelse af info om GF.
Der er ingen indkomne forslag fra menige medlemmer.
Beretning til godkendelse
Selskabet vokser og vi er nu 145 medlemmer ved sidste tælling. Vi kan desuden notere et gradvist mindre frafald over de sidste par år. Vi formoder at det bl.a. skyldes vores nye tiltag med en større online tilstedeværelse.
Vi havde en flot årsudstilling i Lunden i 2022, og ved årsudstillingen i år i Lyngby har vi flere nye udstillere end ’gamle’ (altså, flere førstegangsudstillere end gengangere), og det er vi meget glade for.
Vi vil gerne benytte lejligheden til at sige mange tak til de mange frivillige der har hjulpet til ved årsudstillingen!
Årsudstillingen i 2024 bliver i Odense d. 13.-14. april; Årsudstillingen i 2025 vil Bonsai Kita i Aalborg gerne stå for og Årsudstillingen i 2026 vil Bonsai North gerne stå for. Tak for det store engagement til alle!
Vi har haft god tilslutning til NTC både i Lunden 2022 og i år i Lyngby. Vi vil gerne sige mange tak til alle deltagerne, og vi fortsætter med NTC i 2023 også.
Nye tiltag til årsudstillingerne; i år har vi forsøgt os med en mere åben præsentation/demonstration, der skulle inkludere deltagerne mere. Vi har fået gode tilbagemeldinger på Marija og Jonas præsentation. Odense til næste år vil vi afprøve simultandemo-konceptet hvor flere demonstratører arbejder på træer på én gang.
Vi vil gerne opfordre alle medlemmer til at kontakte os hvis I har gode ideer eller ønsker til aktiviteter under årsudstillingen. Vi modtager løbende gode indspark, og det er vi rigtig glade for. Alt bliver vendt og vurderet i bestyrelsen.
Online tiltag; vi har udvidet online tilstedeværelse, og gør mere og mere brug af hjemmesiden. Vi har blandt andet indført Månedens træ og Månedens tip, som særligt indhold til selskabets medlemmer, og vi får god respons på disse online tilbud.
Events; I 2023 har vi Messe C udstillingen i Fredericia d. 27.-29.10, og vi afholder et Bonsai Boot Sale sammen med Ole Clæfer i Bonsai Museum d. 8.10
Lokalklubber/grupper; Der er godt gang i de lokale klubber og grupper i hele landet, og det er dejligt at se. De lokale aktiviteter er rigtig vigtige især for de nye medlemmer der gerne skal have et sted at se og opleve bonsai i virkeligheden når de skal introduceres til hobbyen.
The Trophy 2023; Danmark var repræsenteret ved The Trophy med 4 opstillinger i år, og det er virkelig flot. Stort tillykke til de medlemmer der havde deres opstillinger med, og dejligt at se så mange danskere som besøgende ved udstillingen i det hele taget.
Formanden siger et stort tak til alle medlemmer og aktive i DBS.
Beretningen er godkendt, med et opklarende spørgsmål fra Jordi omkring youtubes rolle; Bestyrelsen anser alle vores SoMe kanaler som vigtige og essentielle for selskabet videre udvikling og youtube hører under denne kategori.
Punkt 3 – Revideret regnskab
Vi har flere indtægter fra kontingenter. Prisen for årsudstillingerne er stigende. Årets resultat er et overskud på 7000 kr. Rikke har revideret regnskabet, og mange tak for det.
Regnskabet blev godkendt.
Punkt 4 – Bestyrelsens forslag
”Enhver person, der kan tilslutte sig selskabets formål, kan optages som medlem.
Det påhviler medlemmet, at selskabet har kendskab til medlemmets aktuelle og korrekte kontaktoplysninger, herunder: Postadresse, privat e-mailadresse og evt. privat telefonnummer. Al direkte kommunikation mellem selskabet og medlemmet foregår via den oplyste e-mail, medmindre medlemmet ikke har sådan en.”
”Bestyrelsen offentliggøre, på selskabets hjemmeside, tidspunkt og sted for generalforsamlingen senest 3 måneder inden generalforsamlingen.
Forslag der ønskes behandlet på generalforsamlingen skal være formanden i
hænde senest 2 måneder inden generalforsamlingen.
Indkaldelse og dagsorden til generalforsamlingen sendes til medlemmerne, samt offentliggøres på selskabets hjemmeside senest 1 måned inden generalforsamlingen. Bilag til generalforsamlingen: Det reviderede regnskab, indkomne forslag og budget for den kommende periode, hentes på selskabets hjemmeside.”
Budget
Det fremlagte budget bygger på et medlemskontingent på 300 kr./året.
Bestyrelsen foreslår at medlemskontingentet hæves til 400 kr./året, dels for at inflationsjustere, samt for at give bestyrelsen lidt mere spillerum i udvikling og afvikling af diverse aktiviteter.
Kontingenthævningen vedtages efter nogen debat.
Valg til bestyrelsen
Emil og Pia er genvalgt til bestyrelsen.
Simon Tonsorn er valgt ind i bestyrelsen.
Jonas og Jan er ikke på valg, og fortsætter i bestyrelsen.
Carsten og Peter er valgt ind som suppleanter til bestyrelsen.
Rikke er genvalgt som revisor. Erik er valgt som revisorsuppleant.
Eventuelt
Jordi stiller forslag om at give en pris til bedste ’bonsaist’, en pris der skal hædre processen omkring det at dyrke bonsai, og give en pris til bedste ’klassiske opstilling’, efter de traditionelle japanske principper. Bestyrelsen takker for forslagene og vil behandle dem på næstkommende bestyrelsesmøde.
Generalforsamlingen slutter kl. 17.55, og bestyrelsen siger tak for god ro og orden.
Bestyrelsen konstituerer sig i umiddelbar forlængelse af generalforsamlingen, som følger:
Bestyrelsesmøde d. 3/4/2023
Program
Præmier
Frivillige
Workshop/Marija
Plantegninger
Udstillingstilmelding
Status på telt, borde og handlende
Årsmøde 24 i april i Odense
Bestyrelsen besluttede at foreslå kontingent forhøjelse til 400 kr. pr år.
Bestyrelsen bakkede Erlings vedtægtsændringsforslag op om simplificering af det administrative arbejde i bestyrelsen. Erling udsender forslaget.
Bedømmelse
Præmier
DBS bestyrelsesmøde d. 11/9/2022
Dagsorden og referat DBS bestyrelsesmøde 27/11/21
Bemærkninger: Henrik Buchner havde ikke mulighed for at deltage men Jordi mødte ind i stedet for.
Dagsorden bestyrelsesmøde 25 august
Workshops
Demo med Peter
Udstilling
Auktion
Middag
Handlende
Referat af Virtuel Generalforsamling 29. maj 2021. kl.14 Online via Zoom
Generalforsamlingen var rettidigt indkaldt med e-mail af 23. februar 2021, og igen bekendtgjort med dagsorden, beretning og tekniske oplysninger den 27. april i nyhedsbrevet for april. Medlemmer uden kendt emailadresse fik indkaldelsen pr. brev.
13 medlemmer (inkl. bestyrelsen) deltog online i generalforsamlingen.
Dagsordenen var som følger:
Dagsorden
Ad 1)
Formanden, Erik Pedersen, bød velkommen og gav ordet til Jonas Lint, der havde arrangeret og som vært kunne styre online-mødet, og derfor fungerede som dirigent. Jonas oplyste om fremgangsmåden ved online-mødet, herunder hvorledes afstemninger skulle foregå.
Ad 2)
Erik gav et resume af den skriftlige beretning:
På grund af Corona foregik Generalforsamlingen i maj 2020 med skriftlige beretninger og afstemning via hjemmesiden. 20 medlemmer indvalgte de opstillede bestyrelseskandidater. Der er i det forløbne år afholdt 5 virtuelle bestyrelsesmøder. Årsmødet 2020 blev afholdt i Odense i september i samarbejde med Fuchi Bonsai med en flot udstilling og en række demonstrationer og andre aktiviteter. Hjemmesiden er på de ikke offentlige sider udvidet med medlemsliste. Der er fra bestyrelsen udgivet nyhedsbreve hver måned (undtagen december). Internationale møder og udstillinger er generelt blevet aflyst.
Om fremtidsplanerne efter maj 2021 nævntes, at vi har søgt at få Bjorn Bjorholm hertil, men forskellige forhindringer har gjort, at det først kan lade sig gøre til august 2022. Om alt går vel, kan vi i stedet se hen til et jubilæumsårsmøde, der afholdes den 18. – 19. september 2021 i Billund Center med deltagelse af Peter Warren fra UK. Information herom er udgivet den 27. marts. Der er modtaget et tilskud fra en privat fond til denne begivenhed.
Der er fra medlemmerne modtaget en række ideer til aktiviteter og afholdelse af Årsmødet. De vil naturligvis indgå i bestyrelsens idekatalog.
Beretningen blev godkendt.
Ad 3)
Der var ingen protester mod den usædvanlige afholdelse af sidste års generalforsamling.
Ad 4)
Kassereren, Erling Klysner, fremlagde regnskab og budget.
Vi har fået flere medlemmer (er nu oppe på ca. 120), så kontingentindtægterne er større end budgetteret. Med tilskud til årsmødet på 8604 kr. er indtægterne på 47454 kr. På grund af de begrænsede fysiske aktiviteter, herunder ingen EBA-deltagelse, er Udgifterne mindre end budgetteret. I alt 30042 kr. Årets resultat er således + 17412 kr mod budgetteret -2000 kr. Formuen er i alt på 71795 kr. Ifølge tidligere generalforsamlingsbeslutning bør den være på niveau med et års kontingentindtægt, hvilket rigeligt er opfyldt. Der er således plads til at bruge af formuen til de kommende jubilæumsaktiviteter og til at hente Bjorn Bjorholm hertil fra USA.
Der udspandt sig en diskussion om betimeligheden af at budgettere med underskud. Fra flere sider blev det nævnt, at det har været normal praksis – når formuen tillader det – for at undgå fluktuationer i kontingentbeløbet. Revisoren, Emil Jensen, oplyste, at der intet ulovligt er i dette, så længe Selskabet ikke stifter gæld.
Et flertal stemte for at godkende regnskab og budget. Rikke Christensen fastholdt, at det bør fremgå tydeligere af regnskabet, når der budgetteres med underskud. Dette blev taget til efterretning.
Ad 5)
Der var ikke fremkommet forslag til generalforsamlingsbeslutning.
Ad 6)
Budgettet blev behandlet og godkendt under pkt. 4. Kontingent på uændret 300 kr. blev vedtaget.
Ad 7)
Erik Pedersen og Flemming Elleby udtræder af bestyrelsen og genopstiller ikke. Søren Meyer er på valg og genopstiller. Der skulle således vælges to nye medlemmer til bestyrelsen.
Efter en drøftelse af valgbarhed for værgen for et umyndigt medlem (< 18 år), blev det fastslået, at kun medlemmer kan vælges til bestyrelsen. Eneste begrænsning for et umyndigt medlem er, at vedkommende ikke kan udpeges til formand eller kasserer.
I realiteten var der herefter to kandidater til to ledige bestyrelsesposter: Emil K. Wolff Jensen og Henrik Büchner.
Søren Meyer, Emil Jensen og Henrik Büchner blev valgt til bestyrelsen.
Jordi Steen Forteza ( var forhindret, men opstillede som suppleant) blev valgt. Posten som 2. suppleant er stadig vakant.
Der var ønske om at bestyrelsesmedlemmerne præsenterede sig, hvilket vil foregå senere.
Ad 8)
Da vor tidligere revisor blev indvalgt i bestyrelsen, mangler selskabet en revisor. Ingen meldte sig til trods for at Emil bedyrede, at det ikke var nogen stor opgave og tilbød et hurtigt kursus.
Valg til revision blev derfor udskudt indtil videre. Posten bliver slået op på hjemmesiden.
Ad 9)
Eventuelt
Morten Albek: Erik og Flemming takkes for arbejdet i bestyrelsen, herunder for at holde selskabet kørende i vanskelige perioder. Jonas takkes for så hurtigt og effektivt at have overtaget ansvaret for selskabets elektroniske mediesider.
Pia Nielsen: Anerkender at der er kommet nye medlemmer til, men efterlyser årsagen til at der er del medlemmer, der har meldt sig ud.
Erling Klysner: For ældre medlemmer er årsagen, hvis den kendes, stærkt varierende. Helt nye medlemmer kan have fortrudt efter den første tilkendegivelse. Der er allerede kommet 10 nye medlemmer i 2021.
Pia Nielsen: DBS forekommer ikke at være særlig synlig. Hvad kan der gøres?
Emil Jensen: Vi bør have en digital marketing strategi.
Der er forslag om at lave aktiviteter online, via Zoom.
Torben Pedersen, Erik Pedersen, m.fl. : Man må ikke glemme mulighederne for fysiske møder o.l. Således genoptage rundbordsmøderne; og medlemmerne bør huske at gøre reklame for Selskabet ved alle lejligheder, hvor man bliver inviteret til at fremvise eller fortælle om bonsai.
Martin Nielsen: Bestyrelsens beslutninger bør mere systematisk lægges op på Facebook. Anbefaler i øvrigt at gøre hvidbogen funktionsdygtig, så alle kan se, hvordan hvad gøres.
Generalforsamlingen sluttede i ro og orden kl. 15:30, hvorefter bestyrelsen samles til konstituerende møde.
Referent. Erik Pedersen
Referat af konstituerende bestyrelsesmøde, lørdag d. 29. maj 2021 via Zoom.
Jf. vedtægternes §6, skal bestyrelsen konstitueres umiddelbart efter generalforsamlingen og nyvalg til bestyrelsen.
Bestyrelsen aftalte at konstituerer sig som følger:
Jf. vedtægternes §8 tegnes selskabet af formand og kasserer i fællesskab.
Kassereren kan håndtere økonomiske dispositioner vedr. den daglige drift alene.
Kassereren går i gang med at ændre registreringerne hos vores bankforbindelse, diverse offentlige myndigheder, samt samarbejdspartner.
Referent: Erling Klysner
Referat af bestyrelsesmøde d. 24. august 2019.
Vi startede kl. 10 i Billund Centret, Hans Jensensvej 6, Billund og så på lokalerne for jubilæumsarrangementet i 2021.
Derefter kørte vi til Erik Pedersen, Engvej 29, Grindsted
Dagsorden jf. indkaldelsen d. 18. august 2019
Deltagere: Erik Pedersen, Flemming Elleby, Søren Meyer, Erling Klysner og Morten Albek. Referat sendes også til suppleanterne: Michael Baastrup og Jonas Lint Hansen.
Referent: Erling Klysner
Dagsorden
Velkomst og valg af referent.
Erling tilbød sig som referent.
Opsamling fra seneste møde, og beslutninger siden sidste bestyrelsesmøde.
Det er besluttet at trykke 1.000 stk. flyers, da den oprindelige var med gamle informationer og forkerte adresser. Nye flyers gøres informationsmæssigt tidsløse, så de ikke bliver forældede før tid.
Flyers er leveret og Morten Albek havde nogle med til uddeling.
Det er besluttet ikke at genudgive “Grundregler for bonsaidyrkning”. Både pga. omkostningerne, men også pga. arbejdsbyrden med at lave en ny udgave. I stedet produceres videoer som er målrettet nyere og uerfarne medlemmer. Morten Albek har aftaler med en række erfarne medlemmer om at deltage.
Morten bestilles en ”beach-fane”. Sponseret af SKÅDE GULVE (v. Søren Meyer).
Økonomi og medlemsstatus
Der er p.t. 105 betalende medlemmer og der er kommet 12 nye medlemmer til i år. Regnskabet for 2019 kommer sandsynligvis til at vise et underskud på ca. 10.000 kr. på driften. 2020 bliver noget billigere og forventes ikke at give underskud.
Referater og navneangivelse
Alle personer der nævnes i referatet, angives med både for- og efternavn. Referaterne er beslutningsreferater, så vi nemt kan rulle tilbage og se hvilke beslutninger, der er taget.
Persondata-politik status.
Erling Klysner gør materialet færdigt asap, så det kan publiceres på hjemmesiden. Morten Albek sørger for publicering.
Se også pkt. 12…
Opbevaring af materialer og evt. indkøb.
Selskabets materialer opbevares primært 2 steder: 1) et lokale lejet i Grindsted til 200,- / mdr. 2) Hos John R. Jacobsen i Aalborg. Biblioteket er pt. hos Flemming Elleby, og både Erik Pedersen og Erling Klysner har lidt forskelligt stående.
Søren Meyer medbragte en sort stofprøve fra Torben Brenfeldt. Det blev besluttet at indkøbe 200m af denne kvalitet stof til max. 4000,- kr. til brug som baggrund ved vores udstillinger.
Søren Mayer indkøber og laver en plan for hvilke længder der skal klippes i, før det skal sys sammen.
EBA talentstøtte og talentkonkurrence.
Det blev besluttet at fastholde talentkonkurrencen ved årsmødet, hvis der er deltagere nok. Mellem 4 og 8 medlemmer. Støtten fra DBS for at deltage i NTC ved EBA, fastsættes til 1000,- kr. efter dokumentation af afholdte udgifter.
Det blev desuden besluttet at nyligt præmierede bonsai har fortrinsret til at repræsentere Danmark ved EBA-udstillinger.
Erik Pedersen sørger for at link til os er korrekt fra EBAs hjemmeside.
Kørselsgodtgørelse og anden kompensation
Der blev vedtaget nye satser for transport ifm. bestyrelsesmøder og generalforsamling.
Kørsel til og fra mødet, refunderes nu med kr. 1,- kr. / km. (korteste distance). Bro, færge og parkering refunderet med den faktiske omkostning. Kassereren afregner, efter kontrol af regninger/bilag, beløbet til den konto der er oplyst.
Samtidig blev de besluttet at bestyrelsen ikke for betalt overnatning ifm. Årsmådet/generalforsamlingen.
Morten Albek indarbejder beslutningen i Hvidbogen.
Vedtægter – indledende drøftelse af evt. forslag til ændringer.
Der var enighed om at argumentere for en kontingentforhøjelse ved generalforsamlingen i 2020. Morten Albek udarbejder forslag og argumentation for dette forslag.
Det skal samtidig sikres, at fordelene ved medlemskab af DBS er tydelige for medlemmerne, og at der agiteres mere for medlemskab.
Hvidbog – status.
Hvidbog færdiggøres henover efteråret som skabelon for hvordan vi håndterer udstillinger, præmieringer mv. Der bør beskrives faste koncepter for udstilling og præmiering.
Hvidbogen vil altid være organisk, så den løbende tilpasses med de forandringer og nye tiltage, der besluttes.
Nyhedsbrev, hjemmeside.
Selvom vi allerede har søsat en del af nedenstående, rundede vi emnet og evaluerede. Der blev ikke besluttet noget nyt
Hjemmeside medlemsliste.
Kontaktinfo for medlemmer på hjemmesidens lukkede afsnit er lovligt. Det skal blot fremgå af vores beskrivelse af hvordan vi behandler Persondata.
Betalinger og medlemskab via hjemmesiden.
Betalinger ifm. Generalforsamlingen forsøges i 2020. Morten Albek sætter løsningen fra ”Stripe.com” op på hjemmesiden.
Indmeldelse og kontingentbetaling skal undersøges nærmere inden beslutning tages om dette. Hvis OK laves en overgang mellem 2020 og 2021. Erling Klysner vurderer de økonomiske konsekvenser af denne omlægning.
Det blev besluttet at personer der indmelder sig efter 1/8 betaler halvt kontingent i det efterfølgende år. Erling Klysner håndterer dette via BS.
Årsmøderne – idebank.
Morten Albek udarbejder en skitse til aktiviteter ved et årsmøde.
Nyt tiltag er miniforedrag på 15-20 min. Morten Albek undersøger hvem der kunne have lyst i 2020. Desuden besluttede vi at afprøve en ide med bonsai-kritik fra scenen, frem for rundvisning i udstillingen. Morten Albek beskriver dette koncept.
Det blev besluttet at stadepladser (salgsboder) ved årsmøder vil være gratis for medlemmer.
Årsmødet 2020 foregår i Odense Sportscentrum i dagene 15-17. maj.
Erling Klysner etablerer et budget for årsmødet 2020, og begynder på et for 2021.
Jysk Bonsai Klub har igen inviteret DBS til at deltage i ”Kreative dage i oktober 2019. Udstillingen finder sted 25-27. oktober i Messe C.
Mødet sluttede ca. kl. 16.
Referat af online bestyrelsesmøde den 27. oktober 2020 kl 19
Forbundet: Erling Klysner, Jonas Lint, Flemming Elleby, Erik Pedersen.
Fraværende: Søren Meyer
Dagsorden:
1) Velkomst, valg af ordstyrer og referent
2) Opsamling fra Odense.
A – Udstillingsmateriale og opstilling
B- Udstilling mv.
C- Rundbordsdiskussion (Ref. : Erling)
3) DBS’ materiale-depoter
4) Økonomi og Medlemsstatus
5) Årsmødet 2021
6) Årsmødet 2022. Budgetramme
7) Div. emner og hængepartier
8) Eventuelt.
Referat:
1) Erik bød velkommen og blev valgt som referent
2) Opsamling fra Odense.
A, – Udstillingsmateriale og opstilling.
Der har været både ros og forslag til forbedringer mht. opstillingsmaterialet. Selve opstillingsforløbet er blevet kritiseret. Da det var første gang, at dette system var i anvendelse, var der begyndervanskeligheder med opsætningen. Men succeskriteriet må være at færdigt dækkede borde og bagvægge var klar fredag aften; hvilket var tilfældet.
Erik forklarede, at det er en misforståelse, at Bruno Wijman blev sat til at montere duge på skillevæggene. Grunden til denne opfattelse kan have været, at ikke alle hjælpere kunne møde tidligt på eftermiddagen, så nogle af de tilstedeværende (inkl. Bruno) gik bare i gang. Der var således nogen forvirring om opgavefordelingen og manglende styring. Det er vigtigt, at være flere om opsætning af bagvægsstativerne, for at holde sammen på systemet indtil færdigmontering.
Opstilling af bonsai mv. blev også lidt rodet fordi nogle planter ikke kom frem før kort tid inden åbningen. Det var derfor nødvendigt at lade medlemmerne gå i gang med opstillinger før vi havde det fulde overblik. Derved kom nogle til at bruge mere plads end afsat, med det resultat at nogle fik mindre plads. Det skal dog nævnes, at der overordnet blev afsat mere plads end ønsket og pladsgennemsnittet var højere end normalt (1,4 m pr opstilling). Det endte dog med at blive en rigtig flot udstilling.
B – Udstilling, Demoer, og bonsai til debat.
Udstillingen har i øvrigt generelt fået en positiv omtale. Dog havde tre deltagere med ”bonsai på vej” skuffede forventninger med hensyn til diskussion af netop deres træer. Dette skal tages ad notam ved fremtidige fremvisninger af ”bonsai på vej”; men kategorien er ikke veldefineret.
Martin Nielsen og Jens Chr. Berner stod for rigtig gode demonstrationer om lørdagen og var i debatpanelet vedr. udvalgte bonsai om søndagen.
I hallen, hvor dette foregik, var der meget dårlig akustik, hvilket trættede tilhørerne til trods for spændende og inspirerende optræden. Særskilt lokale bør anvendes næste gang.
Hvad der også er blevet kritiseret, er manglende feedback og anerkendelse af de optrædendes indsats. Og det gælder også den store indsats som Bruno Wijman ydede som dommer og i forbindelse med at fremskaffe og opsætte de nye sorte duge. Det er rigtigt, og uden for sædvanlig standard, at der hverken var materiel eller mundtlig erkendtligheder til dem. Erik beklagede dybt at det ikke skete. Og har undskyldt for forglemmelsen. Bestyrelsen gav grønt lys for indkøb af gaver til de optrædende.
Selv om vi tidligere har vedtaget at være særdeles sparsommelige for at undgå kontingentstigninger op til jubilæumsårsmødet, var der ingen undskyldning for at der ikke var anerkendende omtaler. Dette skal huskes fremover.
Bonsai på podiet til debat syntes at være en succes. Podiedeltagerne supplerede hinanden fint, publikum var interesseret og feedbacken blev vel modtaget. Så denne aktivitet bør være standard fremover.
Det blev fra flere sider spurgt til hvordan lokale bonsai grupper og DBS var forbundet, og hvordan samarbejdet var organiseret. F.eks. havde Bonsai Nan Kai et 25 årsjubilæumsarrangement i sammen weekend som DBSs årsmøde.
Der blev spurgt til et koncept for udstillinger og især næste års jubilæumsudstilling.
Der var flere forslag til særudstillinger i 2021, ex. ”Gamle kendinge” – bonsai der har været med længe og evt. vundet på udstillinger, ”Kusamono udstilling”, ”Suiseki udstilling”, ”udstilling af kvalitetsskåle” og ”bonsai på vej”.
Bestyrelsen blev bedt om at sikre at der findes en opdateret ”Hvidbog” med retningslinjerne for udstillingen. Desuden blev bestyrelsen opfordret til at se på koncepter fra udlandet, og evt. indarbejde det i retningslinjerne.
Begrebet ”bonsai på vej”, skal defineres mere klart, og indgå i ”Hvidbogen”.
c . Diverse om jubilæet i 2021.
Dette er en liste af udsagn fra medlemmerne.
Shiki Bonsai i Københavnsområdet har allerede set på flere lokationer, der vil være egnet til årsmøde og udstilling i 2022.
Gruppen opfordrede DBSs bestyrelse til at komme med et budgetforslag, samt øvrige formelle krav/ønsker til stedet og udstillingen.
Der blev fra flere aktive medlem spurgt til, hvorfor man ikke kommenterer på opslag på ex. Facebook.
Kommentar fra bestyrelsen: Vi kan kun opfordre til at man er aktiv og udveksler synspunkter mv. i en konstruktiv og ordentlig tone.
På DBSs åbne og lukkede forum er der moderator på, som vil fjeren upassende kommentarer og indhold.
DBS bør offentliggøre referater fra bestyrelsen mv. på selskabets hjemmeside og den lukkede Facebook-side.
3) DBS’ materiale-depoter
DBS’ depot af duge, arkiv og øvrigt opstillingsmateriale i Grindsted er nu flyttet til Kolding. Men der udestår stadig tømning af depotet i Aalborg og flytning til Kolding-depotet. Det blev vedtaget at kassere de gamle og noget uhåndterbare skillevægge, hvoraf nogle er vandskadede. Erik henter resten (brede bordplader, lamper, mv.) i Alborg
4) Økonomi og Medlemsstatus
Erling oplyste, at DBS p.t. har 126 medlemmer, der har betalt kontingent for 2020, Heraf 20 nyindmeldte i 2020 (flere end i mange år). Øjeblikkelig formuestatus er 72000 kr. Alt i alt lovende udsigter for fremtiden, herunder jubilæumsarrangementet næste år.
5) Årsmødet 2021: 29. – 30. maj (Alt under forudsætning af at corona situationen tillader det)
Der er reserveret særskilt mødelokale, så det forventes, at generalforsamlingen kan gennemføres som normalt
Erik fremlagde planer over Billund Centrets foyer og teatersal, som er booket til vort arrangement. Billund centret råder over 14 skillevægge (2 x 2 m) og ca. 6 glasmontrer (1 og 1,8 m), Borde er inkluderet i lejen. Der er næppe plads til flere særudstillinger.
Selve teatersalen tænkes anvendt til udstilling af højkvalitets bonsai. Men lokalets størrelse på kun 223 m² gør, at der højst kan blive plads til 40 opstillinger. Det blev vedtaget at anvende bagvægssystemet som nu i Odense. (evt. modificeret). Bordenes bredde er 120 cm. Dybde 80 cm
Martin Nielsen har vist interesse bl.a. for indretning af udstillingen og har skitseret et forslag til opstilling.
Scenen er på 90 m², kan evt. opdeles af tæpper eller skillevægge, og kan benyttes til demonstrationer, evt. workshop.
Foyeren kan anvendes til andre aktiviteter. Her kan f.eks. opstilles Montrer.
Der er endvidere en lukket gårdhave, men med udsyn fra foyeren, hvor der muligvis kan opstilles store bonsai.
Erik står for aftaler med Billund Centret. Jonas er tovholder på det praktiske.
Det ville være flot, hvis bonsai-træerne blev belyst enkeltvis i et ellers mørklagt lokale; evt. med spots. Der var dog ikke stor tilslutning til ideen, p.gr.a. pris og besvær, samt ledningsføring. Da der er en teatersal, vil der dog formentlig være strøm nok til dette.
Erik finder ansvarshavende for Billund Centrets scene og lys. Jonas tager øvrig kontakt.
På grund af at vi satser på en kurateret udstilling af højkvalitets bonsai, blev det vedtaget at indbyde medlemmerne til at fremsende billeder af deres bedste bonsai. Der skal nedsættes en bedømmelseskomite, der på dette grundlag udvælger de 40 bedste. Til komiteen blev foreslået Jens C. Berner, Martin Nielsen og Søren Meyer.
Følgende kategorier præmieres med 1. og 2. pris_: Bonsai (stedsegrønne), Bonsai (Løvfældende), og Shohin,
Erik undersøger om der stadig gives EBA-merit.
Evt. andre kategorier står åbne for at sponsorer kan byde ind med forslag og præmier
De officielle Præmier skal være særlig flotte denne gang. Erling har ideer til bronze-præmier. Erik tilbyder skiferplader, om nødvendigt.
Erik undersøger om der kan siges noget om udsigterne for at Bjorn Bjorholm kan komme.
Der skal udnævnes en vært for BB ( Morten Albek?)
Hvis det ikke vil være muligt for Bjorn Bjorholm at komme fra USA, overvejer vi at invitere en ekspert fra et europæisk land. Foreslået blev Jan Culec, Peter Warren, Teunis Jan Klein og Pavel Slovak.
Aktion?
Der er også i foyeren begrænset plads til aktiviteter, så der må vælges blandt mulighederne, der ud over handelsboder kunne være Auktion, Drop in workshop, Informationsbod, Talent konkurrence. Mm. Se også rundbordsideer ovenfor. Der kan anbringes montrer i foyeren til f.eks. suiseki. Vi kan sikkert leje mødelokalet begge dage. Vi nåede ikke til en afgørelse herom.
Der er en cafe i forbindelse med foyeren, og der kunne også serveres festmiddag for i hvert fald 40 personer til en pris af ca. 250 kr. for 3 retter.( Efter mødet er det blevet oplyst at forpagtningen er opsagt; men hvis ikke der er nye forpagtere til den tid, er lokalerne der, og der kan sikkert skaffes festmad udefra.)
Der findes hoteller, campingplads og hytter i nærheden. En liste skal udarbejdes, og udsendes snarest sammen med en foreløbig indbydelse. (Aktion: Erik)
Entreindtægter er et usikkert emne a.h.t. et ukendt antal besøgende. Tanken er at tage 50 kr. for besøg i hovedudstillingen, 80 kr for begge dage. Besøg ved Forhallens aktiviteter må på grund af forholdene være gratis.
Vi har allerede fået tilskud fra den lokale kulturfond: Kulturvirket, samt tilsagn om sponsorerede adgangstegn fra Kontorbutikken, Grindsted. Erik undersøger om der er muligheder fra Lego og kommunen. Naturligvis skal de handlende også spørges.
Vi aftalte at der sendes pressemeddelelse til internationale bonsai-medier , tages kontakt til bonsai organisationer fra omkringliggende lande samt reklameres i lokalområdet, herunder Lego-institutionerne.
Vi aftalte ikke hvem der har aktion herpå
Der er fremstillet en foreløbig A6 -flyer og der er allerede reklameret på kulturkalenderen KultuNaut (https://www.kultunaut.dk/perl/arrmore/type-nynaut?ArrNr=13705829 )
Erling fremlagde et budget for Årsmødet 2021, der regner med indtægter for 36760 kr. inkl. ovennævnte entreindtægter og tilskud, der er givet tilsagn om. Og udgifter for 62320 kr.
I alt et nettounderskud på 25500. Der kan komme mere på; men da erfaringerne viser, at et netto-underskud normalt ligger i størrelsesordenen 20000 – 30000 kr. (Det sidste beløb er for udenlandsk demonstratør), kan vi nok regne med at underskuddet i hvert fald bliver under 40000 kr. Et beløb, vi kan klare fra formuen.
6) Årsmødet 2022. Budgetramme
Erling fremlagde et budget for Årsmødet 2022, som var efterlyst af Shiki Bonsai klub. Det viser et underskud på ca. 31000 kr uden entreindtægter. Dette, samt ønsker/krav til faciliteter og lokaler, etc. er nu fremsendt til Shiki.
7) Div. emner og hængepartier (Nyhedsbreve, Hjemmeside, mv., Hvidbog, Internationalt)
Her omtaltes, at bestyrelsesoplysninger på hjemmesiden skal ajourføres, Nyhedsbreve udsendes som tidligere i år som emails og distribueres af Jonas via mailchimp. Der lægges supplerende besked på hjemmesiden
8) Eventuelt.
Ved vort årsmøde i Odense, var der stor bonsaiinteresse fra et ungt medlem, Alexander Christensen og hans mor, Rikke, fra Højer Efterskole. De efterlyste materiale om bonsai for de unge mennesker. Ved Bestyrelsesmødet blev det nævnt, at vi burde tage kontakt til Højer efterskole og måske tilbyde at invitere elever til udstillingen 2021. Endvidere kunne vi lave et udtræk af grundreglerne som de er beskrevet på vor hjemmeside. Vi må tale med Morten herom (Evt. copyright). Erik tager indledende kontakt.
Efter 2 timer sluttede et udmærket møde.
Referent: Erik Pedersen og Erling Klysner (Punkt 2 C)
