Privatlivspolitik for Dansk Bonsai Selskab

Senest ændret 11. september 2019

Selskabets dataansvar

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun indsamler og behandler personoplysninger, der er relevante for selskabets drift.

Vi sletter dine oplysninger på anmodning, eller når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

Dansk Bonsai Selskab er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen. Kontaktperson er:

Erling Klysner (Kasserer)

Telefon: 2016 2178
Mail: erling@bonsai-danmark.dk

DBSs website: www.bonsai-danmark.dk

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:

  1. Medlemsoplysninger:
    1. Almindelige personoplysninger:
      1. Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, telefon, e-mail, indmeldelsesdato mv.
    2. Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
      1. Ingen.
    3. Oplysninger om medlemmer med særlige opgaver eller tillidshverv, samme som medlemsoplysninger, samt:
      1. Almindelige personoplysninger:
        1. Andre oplysninger: Oplysninger om tillidshvervet, bankkontonummer mv.
      2. Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
        1. Personnummer (aht. Bankforbindelse, e-Boks, CVR-registrering mv.).
        2. Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest for medlemmer med særlige opgaver, der skal arbejde med børn og unge. (p.t. ikke aktuelt).

Her indsamler vi oplysninger fra

Normalt får vi oplysningerne fra dig selv. Hvis dine oplysninger er mangelfulde, søger vi oplysninger ved hjælp af Internettet. I sidstnævnte tilfælde beder vi dig bekræfte de fundne oplysninger.

Vores formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til at behandle personoplysninger er særligt:

  • Selskabets berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen).
  • At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt (aftale) med dig.
  • At der sker som følge af et lovkrav.
  • At der sker med dit samtykke.

 

Formålene

  1. Vi behandler medlemsoplysninger:
    1. For at kunne gennemføre almindelig medlemshåndtering, kommunikation, kontingentopkrævning mv.
  1. Vi behandler oplysninger om medlemmer med særlige opgaver:
    1. For at kunne opfylde de forpligtelser vi har overfor hinanden i relation til din særlige opgave.
    2. For at kunne opfylde de forpligtelser vi har overfor vores bankforbindelse, og myndigheder.

Vi behandler som hovedregel kun personoplysninger ud fra legitime interesser:

  • For at kunne håndtere dine medlemsrettigheder korrekt, fx i forhold til generalforsamlingen.
  • For at kunne håndhæve dine medlemsforpligtelser korrekt, fx i forhold til kontingentbetaling.
  • For at kunne afholde sociale arrangementer, fester mv. – herunder invitere hertil på mail, sms eller telefon.
  • For at kunne vise indholdet og ånden i selskabet til udenforstående – herunder offentliggøre billeder, der illustrerer aktiviteten desuagtet at enkeltpersoner vil kunne genkendes herpå.
  • For at kunne dokumentere vores foreningsstatus overfor legitime interessenter, fx for opnåelse af kommunal lokalestøtte eller private fondes tilskud.
  • For at kunne dokumentere vores aktiviteter i statistisk eller historisk kontekst.
  • For medlemmer under 18 år behandler vi forældrenes persondata (myndighedshaver) for at kunne kommunikere med medlemmets forældre. (p.t. ikke aktuelt)

Vi behandler undtagelsesvist personoplysninger med samtykke:

  • Vi forlanger børneattest fra alle medlemmer, der har til opgave at lede eller undervise ifm en af selskabets arrangeret aktivitet, der hovedsageligt er henvendt mod unge under 18. (p.t. ikke aktuelt)

Videregivelse af dine personoplysninger:

  • Vi videregiver dine personoplysninger til andre samarbejdspartnere i det omfang det har naturlig relevans for en særlig opgave eller et tillidshverv, du har påtaget dig – fx oplyser vi dine kontaktoplysninger på vores hjemmeside, hvis du er selskabets formand.
  • Vi videregiver dine personoplysninger til andre medlemmer. Videregivelsen sker kun via medlemsområdet på vores hjemmeside. Dette område kræver medlemskab og kodeord.
  • Vi videregiver dine personoplysninger til myndigheder efter deres lovlige krav herom.
  • Vi videregiver altså ikke dine personoplysninger til tredjemands marketingsformål.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger:

  1. Medlemmer:
    1. Vi opbevarer dine personoplysninger til du anmoder om at få dem slettet og dertil i op til et år efter det kalenderår, hvor du har meldt dig ud af selskabet.
  1. Medlemmer med særlige opgaver: Som medlemmer.

Vi opbevarer dog oplysninger, der skal anvendes i en historisk eller statistisk kontekst, så længe de har værdi i denne kontekst – fx opbevarer og offentliggør vi navnene på vinderne af vores bonsaiudstillinger, samt medlemmer af bestyrelsen mv.

Dine rettigheder
Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

  • Retten til at blive oplyst om behandlingen af data (retten til indsigt i nærværende politik).
  • Retten til indsigt i dine egne personoplysninger (se hvad vi har registreret om dig).
  • Retten til berigtigelse.
  • Retten til sletning.
  • Retten til begrænsning af behandling.
  • Retten til at få udleveret de oplysninger, vi har registreret om dig i et læseligt format.
  • Retten til indsigelse.

Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at henvende dig til selskabets kontaktperson, som du kan finde kontaktoplysninger på først i dette dokument.

Vær opmærksom på, at dine rettigheder ikke er ubetingede. Fx vil vi typisk have mere ret til at registrere dig end du har ret til at blive slettet så længe dit medlemskab af selskabet består eller så længe du deltager i vores aktiviteter. Og selv efter at dit medlemskab er ophørt kan vi have en legitim ret til at afvise at slette dig, fx for at kunne opstille lovlig krævet dokumentation for et opnået kommunalt tilskud.

Hvis du henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, vil vi hurtigst muligt tage stilling til, om vi finder der er et væsentligt og legalt hensyn i vores drift der vejer tungere end din rettighed til rettelse eller sletning – og finder vi ikke sådan et hensyn vil vi gennemføre ændring eller sletning hurtigst muligt derefter.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsesmyndighed, fx til Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik. Du kan se øverst i dokumentet hvornår denne udgave senest er ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores hjemmeside og vil kunne fås i udskrift ved henvendelse til selskabets kontaktperson.

error: Content is protected !!